როგორი უნდა იყოს ონლაინ მაღაზიის საბუღალტრო პროგრამა?

ვთქვათ უკვე გაქვს, ან ეხლა აპირებ რომ წამოიწყო E-commerce ბიზნესი Amazon- ზე, Shopify, Squarespace, BigCommerce, WooCommerce ან სხვა მსგავს პლატფორმაზე. ალბათ, ძირითადადფოკუსირებული ხარ პროდუქციისშეკვეთაზე, მართვაზე, ტრანსპორტირებაზე, საიტის ტრეფიკის მართვაზე,მარკეტინგზედა ა.შ. თუმცა ამ ყველაფერთან ერთად ფინანსები და ბუღალტერიის აღრიცხვა ნუ დაგავიწყდება.

ზოგჯერ ჰგონაით, რომ ინტერნეტ მაღაზიის ბუღალტრული აღრიცხვა, ისეთივეა, როგორც ნებისმიერი სხვა ბიზნესის. თუმცა ეს ასე არ არის. რიგი თავისებურებების არგათვალისწინებამ, საერთო ჯამში, შეიძლება არცთუ უმნიშვნელოდ დაამახინჯოს ფინანსური სურათი, რაც მნიშვნელოვანი გადაწყვეტილებების მიღებისას შეცდომაში შეგიყვანთ.

ელექტრონული ვაჭრობის ბუღალტერიას აქვს რამდენიმე დამახასიათებელი ნიუანსი:

ინფორმაცია ტრანზაქციების შესახებ

ტრანსაქციები ელექტრონული კომერციის ბუღალტერიაში ალბათ ყველაზე სპეციფიური ასპექტია. არა ელექტრონული კომერციის პირობებში  -  ანუ ჩვეულებრივ მაღაზიაში, ტრანსაქციების იდენტიფიცირება ბევრად მარტივია - საბანკო ანგარიშის ამონაწერში ნახავ შემოსავალს. პორტალზე ანგარიშფაქტურები და ზედნადებები, ცალკე ქეში და დაადგენ დღიურ შემოსავალს. თუმცა იკომერსის შემთხვევაში იმავეს ვერ ვიტყვით. მაგალითად, როდესაც ბუღალტერი ხედავს ჩარიცხვას საბანკო ანგარიშზე ამაზონიდან ან Shopify- დან, მან შეიძლება ჩათვალოს რომ ეს არის კონკრეტული თარიღის შემოსავალი, თუმცა სინამდვილეში გაყიდვების გარდა რამდენიმე სხვა სახის ტრანზაქცია იქნება დაფიქსირებული: საკურიერო მომსახურების თანხა, ბანკის საკომისიო, საიტის მომსახურების საკომისიო და ა.შ. იმისთვის, რომ მიღებული თანხები სწორად დამუშავდეს გაყიდვების პროცესის უფრო ღრმა ანალიზია საჭირო.

ინვენტარიზაცია და თვითღირებულება

ელექტრონული კომერციის ბიზნესში განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია სწორი ინვენტარიზაციის პროცესი და ასევე გასაყიდი პროდუქტების თვითღირებულების დათვლა. იმ შემთხვევაშიც კი, თუ თავად არ აწარმოებ პროდუქტს და უკვე მზას ყიდულობ, პროდუქტის თვითღირებულებას ემატება იმპორტის ან ტრანსპორტირების ხარჯები, შესაბამისად ისინი არ უნდა დარჩეს ყურადღების მიღმა. ხოლო თუ პროდუქციას თავად აწარმოებ, მაშინ წარმოების სრულ ხარჯებს სხვა ზედნადები ხარჯებიც დაემატება. რაც საბოლოო ჯამში გასაყიდ ფასში უნდა იყოს გათვალისწინებული.

მარაგების მართვა უხარვეზოდ და ავტომატურად

ძალიან მნიშვნელოვანია საიტზე მარაგში არ ჩანდეს ის პროდუქტები, რომლებიც რეალურად ამოგეწურა. აბა თუ მომხმარებელმა იყიდა ის რაც არ გაქვთ, რომელ ბუღალტერიაზეა საუბარი?!  ამისთვის კი ელექტრონული ვაჭრობის პლატფორმა ინტეგრირებული უნდა გქონდეს სააღრიცხვო პროგრამასთან. პროდუქტი არის თუ არა კიდევ დარჩენილი და რამდენი, ამ ინფორმაციას საიტი სააღრიცხვო პროგრამისგან წაიღებს. გაყიდულ საქონელზე ინფორმაციას კი საიტი გამოუგზავნის სააღრიცხვო პროგრამას, რომელიც გაყიდული ერთეულით ავტომატურად შეამცირებს პროდუქტის ნაშთს მარაგებში.

ფინანსები და ბუღალტერია

ყველა ბიზნესს აღრიცხვის საკუთარი მოდელი აქვს. მაგალითად. რესტორნისთვის ჭურჭელი შეიძლება სახარჯო მასალა იყოს - იმიტომ რომ ხშირად იმტვრევა ან ზიანდება და ჩამოსაწერი ხდება, ხოლო ოფისისთვის ძირითადი საშუალება. აქედან გამომდინარე მნიშვნელოვანია, რომ იკომერსის ბიზნესისთვის შეირჩეს შესაბამისი სააღრიცხვო პრინციპი და სწორი საბუღალტრო პროგრამა მაღაზიისთვის, რომელიც ყველა ნიუანსების გათვალისწინების საშუალებას მოგცემს. ასევე, სრულად დაინტეგრირდება ონლაინ მაღაზიასთან, ხოლო პროგრამის პროვაიდერი კომპანია უზრუნველყოფს პროცესების სწორად დანერგვას.

როგორ შევარჩიოთ სწორი პროგრამა?

ონლაინ მაღაზიის პროგრამა რამდენიმე მნიშვნელოვანი ფუნქციონალით განსხვავდება ტრადიცული ბურალტრული პროგრამებისგან:

ინტეგრაციის ღია პროტოკოლი  - Open API

სააღრიცხვო პროგრამა მარტივად უნდა ინტეგრირდებოდესშენს E-commerce პლატფორმასთან. ამასთან,მარტივად უნდა ურთიერთობდეს ბანკებთან, ექსელთან და ა.შ.

ამ ინტეგრაციებით, პროგრამაშიავტომატურად უნდა ახლდებოდესგაყიდვების პროცესები, გადახდები, გადასახდელები და ა.შ.

მოქნილი რეპორტები

როგორც წესი, ბუღალტრული პროგრამები სტანდარტულ ანგარიშგებებს გვთავაზობენ. თუმცა თუ ელექტრონული კომერციის ბიზნესში ხარ, მაშინ მეტი დაგჭირდება - რეპორტები, რომლებიც მოგცემენ გაყიდვების დეტალურ ანალიტიკას, მარაგების ზუსტ სურათს ნებისმიერი მომენტისთვის, წარმოების რეპორტებს და ამასთან, იმდენად მოქნილი იქნებიან, რომ თავადაც შეგეძლოს გადაწყობა ან ახლის აწყობა პროგრამაშივე, ყოველგვარი ექსელში ექსპორტის ან დეველოპერების ჩარევის გარეშე.

ფინანსური ანალიტიკა

ყოველდღიური მენეჯერული რეპორტებისგან განსხვავდება ფინანსური ანგარიშგებები, რომლებსაც კომპანიის მდგომარეობის შესაფასებლად იყენებენ, როგორც კომპანიის მფლობელები, ისე ბანკები და ინვესტორები. შესაბამისად პროგრამა ფინანსური აღრიცხვის საერთაშორისო სტანდარტების მიხედვითაც უნდა იყოს აწყობილი. იმას რა ჯობია, თუ პროგრამა ბარემ ავტომატურად მოგცემს ამ რეპორტებს?!

ონლაინ მხარდაჭერა

წარმატება თუ გინდა, აუცილებლად მოქნილი უნდა იყო საოპერაციო ნაწილში. საოპერაციო ნაწილს კი ბექიც, ანუ შენი სააღრიცხვო პროგრამაც უნდა მიყვებოდეს. ამისთვის, აუცილებელია გქონდეს საბუღალტრო პროგრამის ონლაინ მხარდაჭერა. სანამ პროგრამას შეარჩევ აუცილებლად უნდა „გაიკითხო“ როგორი რეიტინგი აქვს მხარდაჭერის კუთხით პროვაიდერ კომპანიას, მოკლედ რომ ვთქვათ, რას ამბობს ხალხი.

საწყობის მენეჯმენტი

ონლაინ გაყიდვებში განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია მარაგების მართვა. გაყიდვების დინამიკიდან გამომდინარე უნდა გაკონტროლდეს საწყობში ნაშთის რაოდენობები და დაიგეგმოს შესყიდვები. ყოველდღიური გაყიდვების მიხედვით ხელით რომ არ მოგიწოს საწყობში ნაშთების კორექტირება, სააღრიცხვო პროგრამას აუცილებლად უნდა ჰქონდეს გაყიდვის პლატფორმასთან დაკავშირებული საწყობის მოდული. სულაც ხელით შეყვანა რომ არ გეზარებოდეს, სანამ შენ ან შენი კოლეგა ამისთვის დროს გამოყოფს, ონლაინ გაყიდვები საკმაოდ დინამიურია და ხომ არ გინდა რომ მომხმარებელმა ის იყიდოს შენი საიტიდან, რაც თურმე მარაგში არ გაქვს?!

პაკეტური გაყიდვები (ბანდლინგი, სასაჩუქრე შეფუთვები და ა.შ)

მარაგები შეიძლება შედგებოდეს შენს მიერ წარმოებული პროდუქციისგან. ან შესაძლებელია უბრალოდ იყენებდე განსხვავებულ შეფუთვას სხვადასხვა პროდუქციისთვის. ხარჯების გასაკონტროლებლად გჭირდება ისეთი პროგრამა, რომელიც გათვალისწინებს გასაყიდი პროდუქციის ყველა შემადგენელ ნაწილს და მასთან დაკავშირებულ დანახარჯს.

რა არის პროგრამა „ბალანსი“?

ბალანსი არის ერთადერთი ქართული სააღრიცხვო / საბუღალტრო პროგრამა ქლაუდზე, რომელიც განკუთვნილია მცირე და საშუალო ბიზნესისათვის. ბალანსით სარგებლობა შესაძლებელია ლოკალური სახითაც, ერთჯერადად ლიცენზიის შეძენით და კომპიუტერზე დაინსტალირებით.

ბალანსი ინტეგრირდება e-commerce პლატფორმებთან

ეს ნიშნავს, რომ შენს ონლაინ მაღაზიას მიაბამ სააღრიცხვო პროგრამას, შედეგად აღარ დაგჭირდება საიტზე განხორცილებული ოპერაციების ხელით შეტვირთვა. პროდუქციის გაყიდვაც და მომხმარებლის მიერ ფულის გადახდაც ავტომატურად აისახება გატარებების სახით და მოხვდება შესაბამის ანგარიშებებში.

პროგრამაში შესაძლებელია ყველა თანამშრომლის ჩართვა

ბალანსის სისტემაში პარალელურად იმუშავებს - ბუღალტერი, საწყობის მენეჯერი, მაღაზიის ადმინისტრატორი, ფინანსური მენეჯერი, დამფუძნებელი და ა.შ. თითოეულს გაეწერება მისი პოზიციის შესაბამისი უფლებები და ამის მიხედვით ჩაერთვება წვდომა ბაზაზეც. მაგალითად საწყობის მენეჯერი ვერ დარიცხავს ხელფასებს, მაღაზიის ადმინისტრატორი ვერ გააკეთებს საქონლის საწყობებში გადაადგილებას და ა.შ.

თუ თავად აწარმოებ იმას რასაც ყიდი, დაითვლი წარმოების ზუსტ თვითღირებულებასაც

ბალანსს აქვს წარმოების მოდული, რომელიც ინტეგრირებულია საწყობთან და გაყიდვებთან. შესაბამისად, მასალა, რომელსაც პროდუქტის საწარმოებლად გამოიყენებ, პროდუქტის გამოშვებისას ავტომატურად ჩამოიწერება საწყობიდან. ბალანსი დაგიდგენს წარმოებული პროდუქტის ზუსტ თვითღირებულებას - გაითვალისწინებს მასალის ფასს, იმპორტის, ტრანსპორტირებისა და სხვა ზედნადებ ხარჯებს  - მაგალითად ელექტრო-ენერგიას. ზუსტი თვითღირებულების ცოდნა დაგეხმარება შეინარჩუნო სასურველი მომგებიანობა.

გაყიდვების პარალელურად აღრიცხავ საწყობსაც

ბალანსში ავტომატიზებულია საწყობის მართვა: ის რაც გაიყიდება ონლაინ მაღაზიაში, ავტომატურად ჩამოიწერება საწყობიდან. შესაბამისად, ინვენტარიზაციის დროს მინიმალური იქნება ცდომილება. გარდა ამისა, საწყობში შეგეძლება დაადგინო მინიმალური ნაშთების ზღვარი - რაც შენს ონლაინ მაღაზიაში გამორიცხავს წარწერას: „არ არის მარაგში“. როდესაც პროდუქტის რაოდენობა მინიმალურ ნაშთამდე ჩამოვა, ბალანსი საწყობის რეპორტში ამ პროდუქტს წითლად მოგინიშნავს და შეგახსენებს რომ შეკვეთის დროა.

პროგრამულად მართავ ფასებს

ყველა ცვლილება, რომელსაც ბალანსში განახორციელებ, ავტომატურად აისახება ონლაინ მაღაზიაშიც  - შეიცვლება პროდუქტის ფასი, გავრცელდება ფასდაკლება და ა.შ.

გარდა ამისა, შეძლებ წინასწარ დაადგინო ფასდაკლებები გარკვეულ პერიოდზე - მაგალითად სარვამარტო ფასდაკლება გაწერო წლის დასაწყისშივე, მითითებულ დღეებზე პროგრამა ავტომატურად დააკლებს ფასებს და ეს ინფორმაცია საიტზეც განახლდება.

პროდუქციასთან ერთად აღრიცხავ მიტანის სერვისს

თუ მიტანის სერვისიც გაქვსდა ამას საკუთარი თანამშრომლებით ახორციელებ, შეგიძლია ბალანსში პროდუქტთან ერთად აღრიცხო. გარდა გაყიდვების რეპორტისა, მიტანის სერვისი დაფიქსირდება თითოეული თანამშრომლის შესრულებულ სამუშაოშიც. შესაბამისად, ხელფასის გამომუშავებით დარიცხვის მეთოდს თუ ირჩევ, პროგრამა ავტომატურად დაგითვლის თითოეულ თანამშრომელზე გასაცემ ანაზღაურებას.

და ბოლოს რეპორტები...

ბალანსში უკვე მზადაა 90-ზე მეტი მენეჯერული და ფინანსური რეპორტი. ბუღალტრული რეპორტები სრულად მიესადაგება ქართულ საგადასახადო კანონმდებლობას. შექმნილია ანგარიშგებები, რომელიც ავტომატურად აგენერირებს დეკლარაციისთვის საჭირო ინფორმაციას, და მხოლოდ RS.ge-ზე ატვირთვა ან გადატანა სჭირდება.

მენეჯერებისთვის შექმნილია გაყიდვების, შესყიდვების, წარმოების, საწყობის ყოველდღიური პროცესების ამსახველი რეპორტები, რომლებიც მხოლოდ ერთი კლიკით გენერირდება თვის, დღის თუ ნებისმიერი პერიოდის ჭრილში. მათგან ინფორმაციის მისაღებად ბუღალტერიის ცოდნა სულ არ არის საჭირო. გარდა ამისა მომხმარებელს შეუძლია თავად ააწყოს სასურველი რეპორტები.

იმედია საინტერესო და სასარგებლო ინფორმაცია მოგაწოდეთ. ბალანსის შესახებ სრული ინფოსთვის დაგვირეკეთ 591 766 766, ან გატესტეთ ბალანსის დემო.

გისურვებთ ჯანმრთელობას!