„4 Hospitals-ის“ გამოცდილება: როგორ გაიზარდა გაყიდვები სწორი ავტომატიზაციით

ბიზნესქეისები
ბიზნესქეისები
20 თებერვალი,2019

„4 Hospitals-ის“ გამოცდილება: როგორ გაიზარდა გაყიდვები სწორი ავტომატიზაციით

„4 Hospitals“ სამედიცინო პროდუქციისა და სერვისების მიმწოდებელი კომპანიაა, რომელიც მრავალი ცნობილი უცხოური ბრენდის წარმომადგენელია საქართველოში და იმპორტს ახორციელებს მსოფლიოს არაერთი წერტილიდან. დღეისთვის კომპანიის პროდუქციის ჩამონათვალში 1000-ზე მეტი სამედიცინო პროდუქტია, ხოლო მათი მომხმარებელი საქართველოში 100-ზე მეტი კლინიკა და 10 000-ზე მეტი ექიმი და პაციენტია.

დაახლოებით 1 წლის წინ კომპანიაში ბალანსი დაინერგა.

 

კომპანიის ბიზნეს პროცესი გაყიდვების მიმართულებით

კომპანიის გაყიდვების წარმომადგენლების და მენეჯერების ყოველდღიური სამუშაო პროცესი ასეთია: ისინიხვდებიან კლინიკების წარმომადგენლებს, სთავაზობენ პროდუქციას და მათთან ერთად აფიქსირებენ ახალ შეკვეთას. შეკვეთის გასაფორმებლად მათ ზუსტად უნდა იცოდნენ მინიმუმ შემდეგი საკითხები:

  • პროდუქციის თავისუფალი ნაშთები იმ მომენტის მდგომარეობით
  • მიტანის ხელმისაწვდომობა კლინიკისთვის სასურველ ვადაში
  • კონკრეტული კლიენტისთვის დადგენილი სპეციალური ფასები

 

ავტომატიზაციამდე

 

მინი ERP სისტემა ბალანსის დანერგვამდე გაყიდვების პროცესი მიმდინარეობდა მნიშვნელოვანი ხარვეზებისა და პრობლემების ფონზე. პროდუქციის ასორტიმენტის სწრაფი ზრდის კვალდაკვალ, ბუნებრივია, პრობლემებმა იმატა. მარტივი საბუღალტრო პროგრამის საშუალებით მიმდინარე ნაშთების აღრიცხვა ძალიან რთული იყო. გაყიდვების წარმომადგენლებს სჭირდებოდათ მუდმივი სატელეფონო კონტაქტი Back Office-თან, რათა გადაემოწმებინათ თითოეული პროდუქციის სავარაუდო ხელმისაწვდომი ნაშთი, შეკვეთილი რაოდენობები ჩაენიშნათ „სახელდახელოდ“ და შემდგომი შეკვეთის დასტური ზეპირი სახით მიეღოთ ზემდგომი მენეჯერისგან.

Back office-ში ბუღალტერია ხელით ასრულებდა გაყიდვების სტანდარტული ოპერაციების გატარებას, სასაქონლო ზედნადების ატვირთვას და ანგარიშგებების მომზადებას. შესაბამისად, შეცდომების დაშვების ალბათობა დიდი იყო, ხოლო მენეჯმენტისთვის მიმდინარე ფინანსური ინფორმაციის ხედვა - რთული.

 

ამოცანები

 

„4 Hospitals-ის“ მთავარი მიზანი იყო პროცესების მაქსიმალური ავტომატიზაცია ისე, რომ Back office-სა და ოფისს გარეთ კლიენტებთან შეხვედრებზე მყოფ წარმომადგენლებს შორის შეექმნათ უწყვეტი კავშირი და წვდომა საერთო ბაზებზე.

„4 Hospitals-მა“ მოიცვა საქართველოში მოქმედი თითქმის ყველა კლინიკა და კლიენტების ზრდასთან ერთად, მათი გადახდებისა და დავალიანებების ყოველთვიური კონტროლის სრულყოფილი მექანიზმის გარდაუვალი საჭიროება შეიქმნა.

 

 

გადაწყვეტები

 

Outdoor office

ბალანსის ბაზა განთავსებულია კომპანიის სერვერზე და ყველა მოხმარებელს წვდომა აქვს დისტანციურად - გაყიდვების წარმომადგენლები პროგრამაში მუშაობენ პადებით, სადაც განთავსებულია პროგრამის სრული ვერსია. მათ და ოფისში მომუშავე თანამშრომლებს აქვთ საერთო ბაზა.

შეხვედრების პერიოდში წარმომადგენლები ხედავენ პროდუქტების ხელმისაწვდომ ნაშთებს, კლინიკის გასული პერიოდის შესყიდვების სტატისტიკას და ამით ეხმარებიან შემსყიდველს განახორციელონ მაქსიმალურად ეფექტური შეკვეთა, რასაც მომენტალურად აფიქსირებენ  პროგრამაშივე. ასევე, მიწოდების პრიორიტეტიდან გამომდინარე, განსაზღვრავენ შეკვეთის სტატუსს, რაც ეხმარება ლოჯისტიკის სამსახურს სწორად დაგეგმოს და განახორციელოს მიწოდების პროცესი. პარალელურად, შექმნილ შეკვეთებს ოფისში ხედავს მენეჯერი - მოკლე პერიოდში ადასტურებს ან აკორექტირებს საჭიროებისამებრ. საბოლოო ავტორიზაციის შემდეგ შეკვეთა მიწოდების შესასრულებლად ეგზავნება ლოჯისტიკის სამსახურს. მიწოდების დასრულებისას საბოლოო „დახურულ“ სტატუსს განსაზღვრავს ლოჯისტიკის სამსახური, რაც გაყიდვების წარმომადგენლისთვის იმის მანიშნებელია, რომ მისი შეკვეთა შესრულებულია.

ბალანსის საშუალებით შესაძლებელი გახდა კლიენტთან გარიგების დახურვა მხოლოდ 1 ვიზიტით, სადაც შეცდომების დაშვების და ხარვეზების ალბათობა თითქმის აღარ არსებობს.

 

Indoor office

შეკვეთებს პროგრამულად ებმის შესაბამისი გაყიდვები, რომელზე თვალის მიდევნებაც მენეჯერებს რეპორტებში შეუძლიათ. ბალანსში შესაძლებელია ნებისმიერი რეპორტის აწყობა, ბიზნესის სპეციფიკიდან გამომდინარე. „4hospitals-ის“მოთხოვნის შესაბამისად პროგრამაში შეიქმნა კლიენტების დავალიანებების კონტროლის სპეციალური რეპორტი.

ბუღალტერია გახდა ბევრად უფრო ავტომატიზებული: ფინანსური ანგარიშგებების სრული პაკეტი პროგრამაში გენერირდება ავტომატურად.

 

შედეგები ციფრებში

 

  • ბალანსის დახმარებით 3-ჯერ შემცირდა გაყიდვების წარმომადგენლების მიერ 1 გარიგებაზე დახარჯული დრო, გაიზარდა მათი ყოველდღიური ეფექტურობა და  შესაბამისად, გაყიდვებიც. ასევე თითქმის ნულამდე დავიდა შეკვეთების დროს დაშვებული შეცდომების და ხარვეზების რისკი, რაც კომპანიისთვის მნიშვნელოვანი ზარალის მომტანი იყო.
  • დეკლარირებასა და ხელფასების ადმინისტრირებაზე დახარჯული დრო შემცირდა 2-ჯერ და აქაც მოხერხდა შეცდომების რისკის მინიმიზაცია.
  • საწყობისა და პროდუქციის ნაშთების ლაივ რეჟიმში კონტროლის გზით, კომპანიამ შეძლო შესყიდვების ოპტიმიზაცია და 3-ჯერ შეამცირა თანამშრომლების მიერ ამ პროცესზე დახარჯული დრო.
  • ლოჯისტიკური მიწოდების სერვისი გახდა ბევრად ეფექტური, რაც იწვევს კლიენტის კმაყოფილებას მიღებულ მომსახურებაზე.
  • ბიზნეს პროცესების ეფექტური ავტომატიზაციის საშუალებით საბრუნავი კაპიტალი გაიზარდა 70%-ით.

 

გამარტივდა პროცესების კონტროლიც - ნებისმიერ მომენტში მენეჯერებს ბალანსში აქვთ განვლილი პერიოდების სრულყოფილი ანალიტიკა.  

 

როგორ აფასებენ ბალანსს „4 Hospitals-ში“

 

„ბალანსის დანერგვამ ძალიან მოქნილი გახადა ჩვენი პროცესები. გამოგვითავისუფლა დიდი დრო და ენერგია. საშუალება მოგვცა, რომ ჩვენი ადამიანური რესურსი და ძალისხმევა მივმართოთ ბიზნესის ზრდისკენ: ვიმუშაოთ ახალი პარტნიორების მოზიდვაზე, გავზარდოთ გაყიდვები და კიდევ უფრო მეტად ვიზრუნოთ ჩვენი მომსახურების სრულყოფაზე“ - ნინო გამყრელიძე - კომპანია „4 Hospitals-ის“ დირექტორი.